吉水县同心社会工作服务中心

档案管理制度

第一章 总则

第一条 为健全和加强吉水县同心社会工作服务中心（以下简称“本机构”）的管理和组织建设，实现档案收集、整理、保管，逐步走入标准化、规范化，达到档案集中统一管理，依据《吉水县同心社会社会工作服务中心章程》（以下简称“章程”）和其它相关法律法规及政策，制定本制度。

第二条 本机构档案工作的管理实行文体格式统一，纸质和电子文件合一的管理，对全部档案进行统一管理。

第三条 本机构档案管理工作由本机构秘书处全权负责和具体实施。

第二章 档案管理的基本任务

第四条 管理本机构的全部档案（包括：纸质、电子、照片、图表、声像等）。负责档案的收集、整理、鉴定、立卷、归档、保管、提供利用、统计、编研、移交、销毁和安全等。

第三章 归档内容

第五条 为了完整、系统地保存本机构的纸质、录音、录像、磁盘、照片等各种载体档案，凡是属于本机构活动，具有考查利用价值的，均属归档范围。

第六条 本机构归档内容主要分为文书档案、人事档案和业务档案、会计档案、荣誉档案、声像档案

第七条 本机构文书档案包括以下内容：

（一）本机构基本档案：机构设立、变更、注册登记材料、办公用房、章程、主要负责人、法定代表人、民办非企业单位登记证书、年检报告及理事会、监事会成员档案等本机构基本资料；

（二）会议档案：本机构召开的理事会会议等日常工作会议的会议纪要、会议照片等材料；

（三）决议档案：理事会形成的决议等文件材料；

（四）各部门的年/月工作计划与总结；

（五）财务管理文件材料，审计报告等；

（六）党团组织建设、工会、妇女工作；

（七）接受社会捐赠、资助形成的资料；

（八）宣传册、简报等宣传资料；

（九）其他应归档的有关于本机构运营管理的文书材料。

第八条 本机构人事档案包括以下内容：

（一）专职人员人事档案：在职人员履历材料、学历、职业技术职务、反映科研学术水平的材料、考核鉴定材料、表彰奖励、劳动合同等材料；

（二）离职人员审批材料、任职期间档案等；

（三）社保、公积金、保险等材料；

（四）员工新入职培训、在职培训、继续教育等培训材料；

（五）其他应该归档的人事档案。

第九条 本机构业务档案包括以下内容：

（一）组织承接的项目业务活动计划、总结；

（二）项目业务监督材料、重大项目总结；

（三）项目业务效果、特色品牌材料；

（八）其他应归档的业务相关材料。

第十条 本机构会计档案包括以下内容：

（一）会计年报；

（二）会计账簿；

（三）会计原始凭证、记账凭证；

（四）工资册；

（五）其他会计材料。

第十一条 本机构荣誉档案包括以下内容：

（一）组织登记管理机关、业务指导单位、有关职能部门颁发的奖牌、奖旗、证书等；

（二）上级行业协会等社会组织颁发的奖牌、奖旗、证书等；

（三）在从事社会服务、志愿活动中获得的表彰、奖励等实物；

（四）在管理、服务、交流活动中获得的其他纪念品、礼品。

第十二条 本机构声像档案包括以下内容：

在运营管理、业务活动和社会交流活动中形成的其他照片、音频。

第四章 立卷程序

第十三条 一个年度需要立卷的文件材料必须收集齐全完整。

第十四条 本机构开展的各项工作和活动由秘书处专人负责记录并交由秘书处归档。

第十五条 立卷程序是一个分类、组合、编目的过程。

（一）分类：分类是在文件收集齐全的基础上，将文件按年度、内容、保管期限等特征逐项分开。

（二）组合：组合是将经过分类的文件，按一定形式组合起来。组合要以问题为主，兼顾其它特征，使其联系紧密，年代不混、保管期限准确。基本方法是：

第一，本机构日常工作的管理和业务活动形成的各种文件一般按单一问题组合。

第二，会议文件，根据文件的多少，可以一会一卷或数会一卷，文件多时也可以一会数卷。会议照片应单独保存。

第三，特殊性文件材料，可根据具体情况进行组合。

（三）编目：将经过组合以后的文件，进行系统的排列和编目。

第五章 档案管理与使用

第十六条 本机构档案原则上仅供本机构工作人员查看。需要查阅档案时，须向本机构秘书处申请，由秘书处报理事会批准后，并办理查阅手续后方可查阅。

第十七条 被查阅的档案必须保持整洁，严禁抽换、折叠、涂改、拆散撕页、剪裁、翻印、抄录、转借和遗失，如确属工作需要摘录和复印，经秘书处报理事会同意后方可摘录和复印。

第十八条 在查阅档案过程中，如有任何损失，将按情节轻重程度追究当事人责任。

第十九条 编制必要的检索工具、编辑有关档案文件汇编和参考资料。编制档案存放位置索引和装具所有档案标识牌，以利于更好地开展档案利用工作。

第二十条 秘书处每年年末对档案材料的数量、质量、和保管情况进行一次全面检查，发现问题及时报告总干事处理，并做好账物相符的统计工作。

第二十一条 保存档案必须安全，切实做好档案保管的防火、防盗、防潮、防尘、防有害生物和防污染的工作，保持装具清洁，确保档案的安全。

第二十二条 对于因历史原因遗失的材料，原则上不再要求补齐。

第二十三条 对发霉变质或残破的重要档案资料，要及时进行修补或复制。

第二十四条 对已超过保管期限需要销毁的档案，必须在案卷目录上予以注销。

第六章 附  则

第二十五条 本制度经理事会表决通过之日起生效。

第二十六条 本制度的解释权属本机构的理事会。

吉水县同心社会工作服务中心 

二〇二二年三月二十日